ORGANISER UN ÉVÉNEMENT AU CIRM AVEC LE SOUTIEN DE LA SOCIÉTÉ MATHÉMATIQUE DE FRANCE

Description

• Deux événements seront financés chaque année (janvier et septembre). 
• Ce projet conjoint SMF-CIRM financera des conférences d'une semaine répondant aux exigences suivantes :

- plusieurs mini-cours devront être programmés
- des doctorants et post-doctorants, ainsi que de jeunes chercheurs, devront être proposés pour donner une conférence ou présenter une affiche.
- au moins un organisateur devra être membre de la SMF.
 
Financement

• La SMF prendra en charge les frais de séjour de la moitié des participants à la conférence, dans la limite de 20 financements.
• ​Les organisateurs devront trouver des financements complémentaires.

Informations supplémentaires

• Durée normale : 5 jours
• Débutent le lundi matin vers 9h et finissent le vendredi après le déjeuner ou avant 18h.
• Accès à un auditorium (90 places) ou à une salle de conférences (salle plate) avec 60-80 places
• Ecran 'Clevertouch' installé dans la nouvelle salle de conférence.
• Accès à des salles de différentes tailles pour travail en sous-groupes, pouvant être réservées selon l'occupation du centre durant la semaine en question.
• Accès à la bibliothèque climatisée du Cirm 24h/24 et 7j/7. Périodiques et journaux en libre-service. 
• Photocopies, scan, impression.
• Logement en pension complète du dimanche soir au vendredi pour les participants non locaux. Possibilité de dormir/diner le vendredi soir pour les participants qui le souhaitent, généralement à leurs frais.
• Restauration pour les participants locaux et les non-résidents (financement externe obligatoire). Tarifs du Cirm.
• Dîner spécial le jeudi soir (bouillabaisse - avec supplément)
• Le programme détaillé de la rencontre peut être déposé en ligne et amendé directement par les organisateurs sur leur Espace Intranet. Nous recommandons sa mise en ligne quelques mois avant la rencontre pour maximiser l'information donnée aux participants et pour garantir une meilleure organisation interne. 
• Séries de vidéos réalisées par une équipe professionnelle (5 talks filmés par semaine dont un post-édité avec chapitrage, mots-clés, etc.). Nombre plus important de vidéos filmées sur demande (à l'avance) et sur devis.
• ​Wifi gratuit (cirm et eduroam)
• Deux pauses-café offertes par jour​. Thé à volonté. Possibilité de commander des biscuits, viennoiseries, fruits pour agrémenter les pauses, sur devis. Lounge bar le soir après le dîner.
• La plupart des rencontres prévoient un après-midi libre pour profiter de l'excellent environnement des calanques et/ou de Marseille (souvent planifié le mercredi mais ceci est modifiable - le restaurant peut fournir des paniers repas).
• A noter que le Cirm organise chaque semaine des rencontres de tailles différentes et que vous pourrez être amenés à partager l'occupation du centre avec des recherches en binômes, un workshop ou même une autre école ou conférence de taille importante. L'hébergement est donc partagé entre les divers événements.
• Le Cirm a augmenté ses capacités d'accueil en 2019. Les équipes organisatrices sont encouragées à ne pas limiter d'emblée leur nombre de participants mais et à rechercher des financements complémentaires ou à encourager les participants qui peuvent le faire à s'auto-financer.  
• Le Cirm communique largement sur les rencontres qu'il organise. Les équipes organisatrices sont également encouragées à communiquer tôt sur leur rencontre, notamment grâce au mini-site bilingue préparé pour elles (description, programme, abstracts, participants, comités, conférenciers, pré-inscriptions scientifiques, infos visas, infos pratiques, poster (à fournir si vous le désirez), lien vidéos, etc.) 

PREPARER SON DOSSIER

Date limite de dépôt de dossier :
​8 septembre 2019

​L'étude des dossiers est faite par le Conseil scientifique qui comprend 20 membres (à parité) : 10 d'institutions françaises et dix membres d'institutions étrangères. Pour cette raison les informations sont demandées principalement en anglais. Vous serez guidé(e) tout au long du dépôt en ligne et devrez déposer un fichier pdf pour certaines sections, ou remplirez d'autres sections directement en ligne.

​La proposition peut être déposée en plusieurs étapes. Vous pouvez sortir de l'application et y revenir plus tard jusqu'au jour de la date limite. Veillez à sauvegarder régulièrement.
N'hésitez pas à contacter la Responsable de l'organisation des rencontres pour toute question ou problème.

Le même formulaire peut être rempli par plusieurs organisateurs.

Inclure: 

• Titres de l'événement  en français et en anglais
• Dates en janvier et/ou septembre. Si le calendrier en ligne n'est pas activé, vérifiez si des semaines ont été déjà décidées. Si cette information n'est pas présente sur le site, merci de signaler vos 3 dates préférées dans le descriptif de la rencontre.
• Nombre de participants prévus
• Codes MSC correspondant aux domaines présents
• Comité d'organisation : une liste de membres organisateurs. Merci de contacter ces personnes avant le dépôt du dossier. Pour rappel, le Cirm insiste sur la présence d'au moins une personne étrangère et la SMF sur un organisateur membre de la SMF. Le Cirm encourage une forte mixité dans les comités. (à remplir en ligne)
• Comité scientifique : une liste d'experts pouvant attester de la valeur scientifique de la proposition. Merci de contacter ces personnes avant le dépôt du dossier. Pour rappel, le Cirm insiste sur une forte mixité dans les comités. (à remplir en ligne)
• Résumés et objectifs : en français et en anglais. (ces résumés figureront sur le mini-site web bilingue  et serviront de document publicitaire). Faire référence aux objectifs, à l'originalité du projet, et à l'impact local et international qu'il peut avoir.
• Contenu scientifique (description détaillée). Parler du but du programme, de sa valeur et de l'importance scientifique en détails (2 à 3 pages A4). 
• Liste préliminaire de conférenciers et conférencières prévus et confirmés. Le Cirm compte sur les organisateurs pour adresser la question de la représentation des femmes parmi les conférenciers. Merci de noter également pour les conférenciers basés en France s'il s'agit de personnels travaillant pour le CNRS, l'Inria, etc. (pdf)
• Liste préliminaire de participants et participantes (potentiels et confirmés). Le Cirm compte sur les organisateurs pour adresser la question de la représentation des femmes parmi les participants. Merci de noter également pour les participants basés en France s'il s'agit de personnels travaillant pour le CNRS, l'Inria, etc. (pdf)
• Option : Liste d'ouvrages que vous aimeriez trouver en exposition spéciale à la bibliothèque du Cirm pendant votre semaine de rencontre. (pdf)
• Option : Liste d'ouvrages de la Société mathématique de France que vous aimeriez trouver au stand tenu par la SMF pendant votre semaine de rencontre. (pdf)
• Option : toute information complémentaire (en anglais)pouvant faire ressortir votre proposition et éclairer le Conseil scientifique. (pdf)
• Un budget préliminaire détaillé (à remplir dans le tableau en ligne). Voir les tarifs.

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Dates importantes​

• 20 juin 2019 : ouverture de l'appel d'offres en ligne 
• 8 septembre 2019 : date limite de dépôt des dossiers en ligne
• 14 octobre 2019 : évaluation des propositions par le Conseil Scientifique international du Cirm. Le comité d'organisation aura le résultat dans la semaine suivant la réunion du Conseil. Si la rencontre est sélectionnée, une date sera finalisée dans le calendrier avec la Responsable.
• Novembre - décembre 2019 : les porteurs des dossiers retenus recevront les informations nécessaires à l’organisation de leur futur événement, ainsi qu'un calendrier d'actions.
• Début 2020 : un mini site web bilingue pour l'événement sera développé par le Cirm à partir des informations fournies dans les dossiers. La mise en ligne de ce mini-site ouvrira immédiatement la possibilité de pré-inscription des participants en ligne.

Olivia BARBARROUX

RESPONSABLE DE L'ORGANISATION DES RENCONTRES 

+33 (0)4 91 83 30 03

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