Description

• Les Workshops accueillent entre 10 et 40 personnes et doivent être financés par des financements externes.
• Vous pouvez proposer un Workshop à tout moment de l'année. Notez cependant que ces rencontres se déroulent en parallèle avec d'autres plus gros événements (Conférences, Ecoles de Recherche) dont les dates sont décidées entre 18 et 24 mois avant la semaine de rencontre. Il est donc nécessaire de trouver une semaine pouvant accueillir à la fois la rencontre fixe et votre workshop (en prenant en considération que certaines semaines accueillent également des recherches en binômes ou sessions Interface).
• Après dépôt en ligne, votre proposition est étudiée à distance par le Comité Scientifique international du Cirm. Une décision est rendue généralement dans les 4 à 6 semaines qui suivent.
• Si la proposition est acceptée, les organisateurs sont contactés pour définir la date finale dans le calendrier.

Informations supplémentaires

• Durée normale : 5 jours
• Débutent le lundi matin vers 9h et finissent le vendredi après le déjeuner ou avant 18h.
• Accès à une salle équipée pour un maximum de 40 personnes (divers possibilités de salles). 
• Ecran 'Clevertouch' installé dans la nouvelle salle de séminaires.
• Accès à des salles de différentes tailles pour du travail en groupes selon l'occupation du centre durant la semaine en question.
• Accès à la bibliothèque du Cirm 24h/24 et 7j/7. Périodiques et journaux en libre-service. 
• Photocopies, scan, impression.
• Logement possible en pension complète du dimanche soir au vendredi pour les participants non locaux. (financement externe obligatoire). Tarifs du Cirm. Possibilité de dormir/diner le vendredi soir pour les participants qui le souhaitent, généralement à leurs frais.
• Restauration pour les participants locaux et les non-résidents (financement externe obligatoire). Tarifs du Cirm.
• Dîner spécial le jeudi soir (bouillabaisse - avec supplément)
• Le programme détaillé de la rencontre peut être déposé en ligne et amendé directement par les organisateurs sur leur Espace Intranet. Nous recommandons sa mise en ligne plusieurs semaines avant la rencontre pour maximiser l'information donnée aux participants et pour garantir une meilleure organisation interne. 
• ​Wifi gratuit (cirm et eduroam)
• Deux pauses-café offertes par jour​. Thé à volonté. Possibilité de commander des biscuits, viennoiseries, fruits pour agrémenter les pauses, sur devis. Lounge bar le soir après le dîner.
• La plupart des rencontres prévoient un après-midi libre pour profiter de l'excellent environnement des calanques et/ou de Marseille (souvent planifié le mercredi mais ceci est modifiable - le restaurant peut fournir des paniers repas).
• Le Cirm a augmenté ses capacités d'accueil en 2019. A noter que le Cirm organise chaque semaine des rencontres de tailles différentes et que vous pourrez être amenés à partager l'occupation du centre avec des recherches en binômes, un autre workshop ou même une école ou conférence de taille importante. L'hébergement est donc partagé entre les divers événements.
• Le Cirm communique largement sur les rencontres qu'il organise. Les équipes organisatrices sont également encouragées à communiquer tôt sur leur rencontre, notamment grâce au mini-site bilingue préparé pour elles (description, programme, abstracts, participants, comités, conférenciers, pré-inscriptions scientifiques, infos visas, infos pratiques, poster (à fournir si vous le désirez), lien vidéos, etc.) 

Etapes​

• Dépôt des dossiers en ligne
• Evaluation des propositions par le Conseil Scientifique international du Cirm.
• 4 à 6 semaines plus tard: réponse donnée par la Responsable de l'organisation des rencontres. Si la rencontre est sélectionnée, une date est alors finalisée dans le calendrier.
• Les porteurs des dossiers retenus recevront ensuite les informations nécessaires à l’organisation de leur futur événement, ainsi qu'un calendrier d'actions.
• Un mini site web bilingue pour l'événement sera développé par le Cirm à partir des informations fournies dans les dossiers. La mise en ligne de ce mini-site ouvrira immédiatement la possibilité de pré-inscription des participants en ligne.

PREPARER SON DOSSIER 

​L'étude des dossiers est faite par le Conseil scientifique qui comprend 20 membres (à parité) : 10 d'institutions françaises et dix membres d'institutions étrangères. Pour cette raison les informations sont demandées principalement en anglais. Vous serez guidé(e) tout au long du dépôt en ligne et devrez déposer un fichier pdf pour certaines sections, ou remplirez d'autres sections directement en ligne.

​La proposition peut être déposée en plusieurs étapes. Vous pouvez sortir de l'application et y revenir plus tard jusqu'au jour de la date limite. Veillez à sauvegarder régulièrement.
N'hésitez pas à contacter la Responsable de l'organisation des rencontres pour toute question ou problème.

Le même formulaire peut être rempli par plusieurs organisateurs.

Inclure: 

• Titres de l'événement  en français et en anglais
• 3 choix de dates à sélectionner en ligne.
• Nombre de participants prévus
• Codes MSC correspondant aux domaines présents
• Comité d'organisation : une liste de membres organisateurs. Merci de contacter ces personnes avant le dépôt du dossier. Pour rappel, le Cirm insiste sur la présence d'au moins une personne étrangère et encourage une forte mixité dans les comités. (à remplir en ligne)
• Résumés et objectifs : en français et en anglais. (ces résumés figureront sur le mini-site web bilingue  et serviront de document publicitaire). Faire référence aux objectifs, à l'originalité du projet, et à l'impact local et international qu'il peut avoir.
• Contenu scientifique (description détaillée). Parler du but du programme, de sa valeur et de l'importance scientifique en détails (2 pages A4). Mentionner les conférenciers et conférencières prévus. Le Cirm compte sur les organisateurs pour adresser la question de la représentation des femmes. Merci de noter également pour les conférenciers basés en France s'il s'agit de personnels travaillant pour le CNRS, l'Inria, etc. (pdf)
• Liste préliminaire de participants et participantes (potentiels et confirmés). Le Cirm compte sur les organisateurs pour adresser la question de la représentation des femmes parmi les participants. Merci de noter également pour les participants basés en France s'il s'agit de personnels travaillant pour le CNRS, l'Inria, etc. (pdf)
• Option : Liste d'ouvrages que vous aimeriez trouver en exposition spéciale à la bibliothèque du Cirm pendant votre semaine de rencontre. (pdf)
• Option : Liste d'ouvrages de la Société mathématique de France que vous aimeriez trouver au stand tenu par la SMF pendant votre semaine de rencontre. (pdf)
• Option : toute information complémentaire (en anglais) pouvant faire ressortir votre proposition et éclairer le Conseil scientifique. (pdf)
• Un budget préliminaire détaillé (à remplir dans le tableau en ligne). Rappel: les workshops sont entièrement financés sur fonds externes.  Voir les tarifs.

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Olivia BARBARROUX

RESPONSABLE DE L'ORGANISATION DES RENCONTRES 

+33 (0)4 91 83 30 03

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