organisateurs, organisatrices
Une fois qu’un événement a été accepté par le Comité Scientifique international au CIRM, la séquence d’événements suivante se met en route :
La responsable des rencontres
- contacte, juste après la réunion, l’équipe des organisateurs de chaque événement sélectionné pour leur annoncer la décision et confirme avec eux les dates définitives allouées dans le calendrier.
- prépare un mini-site en anglais pour chaque rencontre, sur la base des informations fournies dans la proposition. Cette information peut bien sûr être mise à jour au fur et à mesure. L’inscription scientifique de chaque participant peut s’effectuer en ligne immédiatement sur les mini-sites.
- envoie une feuille de route à l’équipe des organisateurs. Ce document contient différents types d’informations sur les aspects scientifiques, financiers, hébergement/repas et captation vidéos.
- envoie les liens – login – mot de passe nécessaires à tous les organisateurs, de sorte qu’ils puissent utiliser l’ « Environnement Organisateurs en ligne » pour la gestion de leur rencontre.
Notez que cette séquence est différente pour les Recherche en résidence.
Veuillez contacter la Responsable des rencontres pour plus d’informations.
Olivia Barbaroux
Responsable de l’organisation des rencontres
Contact : +33 (0)4 91 83 30 03
Fax : +33 (0)4 91 41 27 86
E-mail
L’équipe vidéo
Le Cirm est équipé d’un environnement audiovisuel performant. Les événements soutenus peuvent bénéficier de 5 conférences enregistrées et mises en ligne. Il est possible, sur demande et sur devis, de filmer davantage de talks. Ces vidéos sont mises en ligne sur la chaine YouTube du Cirm et sur la Bibliothèque mathématique audiovisuelle.
Guillaume Hennenfent
Chargé de production audiovisuelle
Contact : Contact : +33 (0)4 91 83 30 18
Fax : Fax : +33 (0)4 91 83 30 07
E-mail
La responsable de l’hébergement / restauration
- obtient, pour chaque événement, la liste des participants sélectionnés par les organisateurs (via l’environnement en ligne) et contacte les participants individuellement au moins deux mois avant le début de la rencontre afin de les inciter à réserver leur chambre et/ou leurs repas. Cela se fait par l’intermédiaire d’une plate-forme spécifique.
- contacte les organisateurs concernant la distribution des chambres simples et des chambres partagées et obtient toutes les informations concernant les demandes spéciales pour les repas, paniers de fruits ou biscuits supplémentaires pendant les pauses, etc.
Caren Bohbot
Responsable des salles et de l’hébergement
Référent familles
Contact : +33 (0)4 91 83 30 00
Fax : +33 (0)4 91 41 27 86
E-mail
RGPD
Les informations recueillies vous concernant vont faire l’objet d’un traitement sous la responsabilité du Directeur du Centre International de Rencontres Mathématiques – Service des Rencontres et du Délégué à la Protection des Données – dpd.demandes@cnrs.fr).
Les données à caractère personnel sont collectées et traitées pour la finalité suivante : Gestion des colloques.
La base légale du traitement est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement.
En fonction de leurs besoins respectifs, sont destinataires de tout ou partie des données :
- Le Directeur du Cirm
- Services/personnes en charge de l’organisation du colloque
- Prestataires
Aucun transfert de données hors de l’Union européenne n’est réalisé.
Vos données à caractère personnel seront conservées pour une durée d’un mois après le colloque
Vous disposez des droits suivants pour l’utilisation qui est faite de vos données : - Le droit d’opposition : vous pouvez à tout moment vous opposez au traitement de vos données et disposez du droit de retirer votre consentement
- Le droit d’accès et de rectification de vos données
- Le droit d’effacement
- Le droit à une utilisation restreinte lorsque vos données ne sont pas nécessaires ou ne sont plus utiles
- Le droit à la portabilité : communiquer vos données à la personne de votre choix
Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à :
Centre International de Rencontres Mathématiques, Gilles PEYTARD, Directeur Général des Services, 163 avenue de Luminy Case 916, MARSEILLE Cedex 09 – E-mail
Vous pouvez contacter également votre DPD à l’adresse suivante : DPD – 2 rue Jean Zay, bâtiment Ariane – 54519 – Vandoeuvre lès Nancy Cedex – dpd.demandes@cnrs.fr.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation en ligne auprès de la CNIL ou par courrier postal.