Crise sanitaire : un virage numérique et de nouveaux types d’événements au CirmEntre l’annonce soudaine du premier confinement au printemps, le retour sur site avec un protocole strict et des frontières encore coupées, et finalement un deuxième confinement à l’automne, le Cirm, dont l’essence même l’organisation et l’accueil de près d’une centaine d’événements scientifiques internationaux chaque année a dû s’adapter et organiser de nouveaux types d’événements : hybrides et virtuels. Explications. Gestion des annulations, tentatives de reports pour des jours meilleurs… Il a fallu tout d’abord gérer la crise, accompagner des organisateurs affolés, construire, déconstruire et reconstruire un calendrier compliqué. Puis il y a eu la nécessité de poursuivre très rapidement l’activité du Cirm, pour que les échanges continuent. Très vite appréhender de nouveaux outils, familiariser l’équipe et les participants qui avaient annulé avec le digital, etc.. Le Cirm, grâce à un environnement technique déjà solide, a déployé dès le mois de mars 2020 un écosystème pluriel pour la tenue d’événements virtuels : un système de visioconférence sécurisé (BigBlueButton) installé sur ses serveurs, une équipe dédiée pour accompagner les chercheurs, et un mode de production et de diffusion audiovisuelle adapté : captation à distance de chaque événement, mise en ligne des vidéos (exemple sur YouTube ici), organisation de salons de discussion virtuels, catalogage des documents audiovisuels, etc. 
Workshop entièrement virtualisé en avril 2020 dont Jorge Vitorio Peirera (Titulaire de la Chaire Jean-Morlet - Semestre 1) parle dans une interview donnée au Bureau du CNRS Amérique du Sud.
De retour sur site - avec beaucoup de grandes conférences internationales annulées, des règles sanitaires strictes, des événements en mi-présentiel / mi-distanciel, etc. - le Cirm est passé du virtuel à l’hybride. Ainsi, les espaces d’accueil scientifique ont été entièrement adaptés à ce nouveau type d’événement : système de visio-conférences, doubles écrans, systèmes audio et vidéo dans quatre salles différentes.
Grâce à son expérience, à la mise en place de procédures adaptées et à un environnement de travail numérique étoffé, le Cirm a pu de nouveau mettre en place une deuxième vague d’événements virtuels à l’annonce du deuxième confinement. Cette crise montre que le Cirm a fait preuve de réactivité et a su s’adapter. Il a acquis de nouvelles compétences, intégré de nouvelles solutions à son offre. Ces nouveaux services font désormais partie de son quotidien, de sa façon de faire, de son identité, et cela bien au-delà de la crise sanitaire… Ils ancrent le Cirm dans une démarche écoresponsable et durable. 
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De nouvelles prestations pour que les échanges continuent
Le Cirm fonctionne depuis bientôt quarante ans grâce aux soutiens de ses tutelles et partenaires et des facturations des frais de séjours. L’annulation des événements en 2020 a naturellement entrainé un effondrement des ressources propres du Cirm, ressources liées aux frais de séjour. Son activité ne s’est pourtant pas arrêtée. Son équipe est sur le pont pour gérer cette crise et développer ces nouveaux outils et nouvelles procédures. La crise de 2020 et l’incertitude de 2021 nous ont conduits à mettre en place une grille de facturation de ces nouveaux services pour que le Cirm puisse poursuivre son activité, continuer d’être un outil international, précieux support de la recherche en mathématiques et ses interactions. Grille tarifaire 2020 (Cette grille tarifaire a été validée par le Conseil d’administration du CIRM le 18 novembre 2020)
Pour une conférence subventionnée, la visio est prise en charge par le Cirm tant que la subvention totale ne dépasse pas celle attribuée au départ. Pour les autres programmes, une discussion s’établit entre les organisateurs et le service des rencontres. Réduction du nombre de participants Lorsque le nombre de participants est réduit, la subvention change pour les rencontres financées par le Cirm. Voici le financement que le Cirm proposera en fonction du nombre de participants logés. Le financement s’effectue par tranches de 5 participants comme suit :
En dessous de 5 participants, le Cirm ne finance pas. Au-delà de 5 participants, le nombre de séjours financés est celui du multiple de 5 le plus proche. |
